地質(zhì)勘探單位內(nèi)部控制探討

一、地質(zhì)勘探單位建立內(nèi)控的背景要求
近年來，國家為了推進內(nèi)控建設(shè)，相繼制定和出臺了各種內(nèi)控制度。內(nèi)部控制不僅能使單位的組織權(quán)力規(guī)范有序且科學(xué)高效地運行，還能有力地保障戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。目前地勘單位正處于事改企進程的關(guān)鍵階段，即將邁入市場經(jīng)濟，面對新的變化，要想在激烈的市場競爭中謀求生存和發(fā)展，建立有效的內(nèi)部控制就顯得尤為必要。
二、地質(zhì)勘探單位內(nèi)部控制存在的問題
1.企業(yè)內(nèi)部控制體系不健全或形同虛設(shè)
地勘單位一般由局和若干隊和專業(yè)公司組成。局一般對下屬單位在一些重要的事項比如限額資產(chǎn)的購進和處置、大額資金的使用等方面提出了內(nèi)控要求。其他很多方面都是由二級單位自己進行管理。二級單位有些雖然設(shè)置了董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層，但在實際工作中并未按照公司章程中的治理結(jié)構(gòu)來管理公司。除一些重大的事項需向上級單位報批外，其他重要事項基本都是由經(jīng)理層自行商討，總經(jīng)理最后拍板。由于股東、董事、監(jiān)事基本都是由上級單位委派，也無利益關(guān)系，股東單位、董事、監(jiān)事不參與單位管理，決策、執(zhí)行、監(jiān)督的職責(zé)基本未履行，股東大會也較少組織召開。很多二級實體沒有結(jié)合業(yè)務(wù)特點和內(nèi)控要求來設(shè)置內(nèi)部控制機構(gòu)，各部門之間職責(zé)分工未進行明確劃分，制衡機制少且對一般員工多、對高管少，權(quán)利和責(zé)任沒有落實到各責(zé)任單位。
2.管理人員以及員工對內(nèi)控認識不足、觀念淡薄
地勘單位的管理者很多是技術(shù)人員出身，對內(nèi)部控制的概念不清、觀念淡薄、不夠重視。包括一些員工，也認為內(nèi)部控制僅僅是財務(wù)部門等少數(shù)幾個部門的事，或者認為內(nèi)部控制僅僅是對項目成本的控制。這些認識往往造成地勘單位內(nèi)控工作做得不到位、不全面、有疏漏，在具體工作中形成這樣或那樣的問題。比如，地勘單位的項目多數(shù)地處偏遠山區(qū)或農(nóng)村，項目人員由于內(nèi)控意識不足，發(fā)生的成本費用經(jīng)常出于方便的原因進行張冠李戴，以為只要關(guān)鍵人員清楚就行了。殊不知，長此以往，會造成財務(wù)數(shù)據(jù)的嚴重失真，造成管理上的漏洞，加大單位的財務(wù)風(fēng)險。
3.缺乏健全的內(nèi)控制度
現(xiàn)在不少地勘單位，雖然也有一些內(nèi)控方面的制度，但比較片面，不成體系。幾乎沒有一家地勘單位形成了一套適用于地勘單位的較為完善的內(nèi)控制度，更不用說建立一套完整的內(nèi)控手冊?，F(xiàn)有的制度有些也只是一些較為簡單的制度或規(guī)定，實際執(zhí)行過程中又很多只是浮于表面，沒落到實處。還有些內(nèi)控制度的制訂目的僅僅是用于應(yīng)付上級單位的檢查。以上情況勢必會造成內(nèi)控工作無法深入，不能發(fā)揮內(nèi)控應(yīng)有的價值。
4.管理者缺乏風(fēng)險意識
地勘單位由于以前承擔(dān)的工作任務(wù)多是國家項目，任務(wù)書由中央或地方財政下達，不愁沒活干，也不愁收不了款。故造成地勘單位的管理者風(fēng)險意識缺乏，風(fēng)險管理能力也較差。地勘單位中很少有設(shè)置了風(fēng)險管理部門的單位，更不要說對投資、客戶信用、財務(wù)管理、采購等管理活動進行風(fēng)險評估，建立完整的風(fēng)險評估體系。目前已有的風(fēng)險管理，多集中在對項目的若干風(fēng)險的預(yù)防和控制，沒有貫穿所有業(yè)務(wù)、各個環(huán)節(jié)。對一些重大事項的決定，比如一些大型設(shè)備的購置、項目的承接多是憑經(jīng)驗做決定。雖然有些事項也進行了可行性研究，但目的多出于流程上的應(yīng)付。隨著事改企工作的推進，地勘單位將全部進入市場，風(fēng)險與機遇并存。企業(yè)如果不能及時識別、科學(xué)分析經(jīng)營活動中可能會遇到的各種風(fēng)險并制訂出風(fēng)險應(yīng)對措施，勢必會造成以后的管理工作陷入被動。
5.現(xiàn)有內(nèi)控措施范圍窄、方法簡單、有效性不強
地勘單位現(xiàn)有內(nèi)控措施主要集中在項目成本控制、生產(chǎn)安全控制、報告質(zhì)量控制、資金收支控制、備用金管理控制等方面，范圍較窄，不全面，沒有實現(xiàn)全過程、全員性控制。特別是企業(yè)層面的內(nèi)控，基本是空白。業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控，還有很多方面沒有考慮到。比如合同管理、全面預(yù)算管理、內(nèi)部信息傳遞、業(yè)務(wù)外包管理、資產(chǎn)管理中的原材料和低值易耗品管理。內(nèi)控的方法也相對簡單粗放，造成有時雖然流程上看似乎沒有問題，但其實對關(guān)鍵風(fēng)險點并沒有控制住，內(nèi)控的有效性自然也就降低了。
6.內(nèi)控監(jiān)督、評價機制不獨立、不健全
地勘單位對內(nèi)控的評價與監(jiān)督一般沒有專門的部門完成，有些只是在上級單位對下級單位經(jīng)營目標任務(wù)完成情況的考核審計中順便完成，既非重點也不全面。一些下級單位，雖設(shè)立了內(nèi)控審計機構(gòu)，但內(nèi)部審計人員多是由財務(wù)人員兼職，人數(shù)少且缺乏經(jīng)驗。
大多數(shù)審計機構(gòu)直接對總經(jīng)理或隊長負責(zé)，既不專業(yè)也不獨立。有些單位的內(nèi)審人員只對少數(shù)幾個項目進行內(nèi)審，審計的目的也只是完成上級下達的審計任務(wù)，看起來有審計和監(jiān)督，實質(zhì)上根本不起作用，更不用說發(fā)現(xiàn)內(nèi)控方面的問題。有些單位雖然設(shè)置了董事會、監(jiān)事會，但由于成員基本是由上級單位委派，本應(yīng)在內(nèi)控評價和監(jiān)督方面起重要作用卻在實際工作中根本不起作用。內(nèi)部監(jiān)督部門的不獨立、不健全，使得無法對內(nèi)部控制建立和實施情況進行監(jiān)督和檢查，也就無法對內(nèi)控的有效性進行評價，無法發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制過程中的缺陷，內(nèi)控的實施得不到保證。
三、加強地質(zhì)勘探單位內(nèi)部控制的相應(yīng)對策
1.建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的科學(xué)的內(nèi)控管理體系
地勘單位應(yīng)嚴格按照公司法的要求，做實投資，落實董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層各自的權(quán)利和責(zé)任，扭轉(zhuǎn)現(xiàn)在董事、監(jiān)事不參與管理的局面。增設(shè)內(nèi)控管理機構(gòu)且職責(zé)分工要明確。
董事會要對內(nèi)控的建立健全、有效實施負責(zé)，定期召開董事會，對內(nèi)控建設(shè)中的重大問題要進行商討和決策。審計委員會要負責(zé)審查企業(yè)內(nèi)控的設(shè)計，對內(nèi)部控制的有效實施進行監(jiān)督、評價等。監(jiān)事會應(yīng)對董事會建立與實施內(nèi)控進行監(jiān)督。經(jīng)理在內(nèi)控管理中擔(dān)負重要責(zé)任，要貫徹董事會及其審計委員會對內(nèi)控的決策意見，要為其他高管提供內(nèi)控方面的領(lǐng)導(dǎo)和指引，定期要與設(shè)備部、項目部、財務(wù)部、人事等部門負責(zé)人溝通，對其風(fēng)控措施及效果進行督導(dǎo)和核查等。地勘單位應(yīng)成立專門的內(nèi)控工作小組，負責(zé)制定內(nèi)控手冊并組織落實，明確各職能部門對于內(nèi)控的權(quán)利和義務(wù)，指導(dǎo)內(nèi)控與其他經(jīng)營管理活動的協(xié)調(diào);向董事會、審計委員會、經(jīng)理層報告內(nèi)控建設(shè)進展情況及存在的問題等。
2.增強全員內(nèi)控意識
地勘單位應(yīng)增強全員內(nèi)控意識，認識到建立健全內(nèi)控機制，雖然過程看似麻煩，但一旦有效運行起來，企業(yè)戰(zhàn)略目標更容易實現(xiàn)。當所有人都有了這樣的意識，單位內(nèi)部才可能構(gòu)建完善的內(nèi)控機體系，各部門、各崗位才更能明確自己的職責(zé)，改善和提升自己的工作能力，降低單位的風(fēng)險。
3.健全單位內(nèi)控制度
地勘單位應(yīng)制定一套貫穿經(jīng)濟活動全過程，覆蓋各種業(yè)務(wù)和各種事項的內(nèi)控制度，從決策、執(zhí)行到監(jiān)督，要對全員實施控制，不留空白點。橫管要到邊、縱管要到底、事前要調(diào)查、事后要評價。制訂內(nèi)控制度時，應(yīng)從以下兩方面來考慮。一是企業(yè)層面，應(yīng)重點關(guān)注發(fā)展戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、人力資源、企業(yè)文化、社會責(zé)任等。二是業(yè)務(wù)層面，應(yīng)對資產(chǎn)、資金、采購、銷售、全面預(yù)算、工程、合同、研發(fā)、擔(dān)保、外包業(yè)務(wù)、信息傳遞、財務(wù)報告、信息系統(tǒng)等方面的管理進行重點關(guān)注。對不同層面的內(nèi)容，首先要對風(fēng)險進行識別和評估，找到風(fēng)險的關(guān)鍵點在哪里，再對風(fēng)險的關(guān)鍵點采取對應(yīng)的控制措施，根據(jù)控制措施形成制度。
4.加強風(fēng)險意識，建立風(fēng)險管理機制
防范風(fēng)險是內(nèi)控的目的。面對激烈的市場競爭，地勘單位管理者必須加強風(fēng)險意識，建立完善的風(fēng)險管理機制。要能及時識別企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險和外部風(fēng)險。方法上，可以采取定量和定性相結(jié)合的方法，對各種潛在的風(fēng)險進行識別，選定合理的如風(fēng)險承受、風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險分擔(dān)、風(fēng)險降低等風(fēng)險應(yīng)對措施。根據(jù)不同的策略，選擇具體的控制方法，將風(fēng)險控制在可以承受的范圍之內(nèi)。
5.加強人員培訓(xùn)或引進人才，制定科學(xué)適用的內(nèi)控措施
地勘單位應(yīng)加強培訓(xùn)，提高管理層和相關(guān)人員素質(zhì)，進而提高管理水平和責(zé)任心。內(nèi)部控制是一項重要且繁雜的工作，對制訂制度的人員要求也較高。必要時可以引進人才，為企業(yè)各個環(huán)節(jié)、各個層面制定出更全面、更科學(xué)適用的內(nèi)控措施。
6.加強內(nèi)控評價與監(jiān)督
首先，應(yīng)設(shè)置內(nèi)部控制評價部門，比如可以授權(quán)內(nèi)部審計機構(gòu)負責(zé)內(nèi)部控制評價的具體組織實施工作。其次，由內(nèi)部審計機構(gòu)制定出科學(xué)合理的評價工作方案并成立評價工作小組具體實施內(nèi)部控制評價工作。最后形成評價結(jié)論、出具評價報告。地勘單位內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)當保持一定的獨立性。人員素質(zhì)要高、業(yè)務(wù)能力要強，因為它在內(nèi)部控制的有效性評價及改進建議的提出等方面起著關(guān)鍵作用。對內(nèi)部審計機構(gòu)要放權(quán)，要有對出現(xiàn)的異常情況進行追查的權(quán)限和提出處理和處罰建議的權(quán)限等。